Prosilec (fizična ali pravna oseba), ki želi pridobiti informacijo javnega značaja, mora postopati po postopku, ki ga predvideva Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ, Ur.l. RS, št. 24/2005). Zahtevo za dostop do informacije lahko prosilec poda ustno ali pisno, vendar mu ZDIJZ odreka pravno varstvo, če zahtevo vloži ustno.

Po vložitvi ustne zahteve organ odloči, ali bo zahtevi ugodil ali ne. Če odloči, da bo zahtevi ugodil, prosilcu nemudoma omogoči, da se seznani s vsebino zahtevane informacije tako, da jo da prosilcu na vpogled ali pa mu zagotovi njen prepis, fotokopijo ali elektronski zapis. V primeru, da prosilec zahteva, da se mu da informacija na vpogled, mu mora organ omogočiti vpogled na tak način, da ima prosilec dovolj časa, da se seznani s vsebino zahtevane informacije.

Postopek z ustno zahtevo je neformalen in enostaven, saj je namenjen rutinskemu posredovanju vsakodnevnih informacij. Zato ZDIJZ na primer ne ureja situacije, ko se prosilcu ustna zahteva zavrne, niti ne določa roka, v katerem mora organ odločiti o ustni zahtevi. Smiselno se zdi, da v primeru zavrnjene ustne zahteve prosilec vloži pisno zahtevo za dostop do informacije, v primeru roka za odločanje pa iz narave postopka izhaja, da mora organ odločiti nemudoma.

Če se prosilec odloči vložiti pisno zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, jo naslovi na tisti organ, za katerega meni, da razpolaga s to informacijo. Zahtevo lahko vloži tudi v elektronski obliki. Zahteva mora vsebovati:

• navedbo organa, ki se mu pošilja;
• osebno ime ali firmo prosilca;
• navedbo morebitnega zastopnika ali pooblaščenca;
• naslov prosilca ali naslov zastopnika oziroma pooblaščenca.

Prosilec mora v zahtevi opredeliti informacijo s katero se želi seznaniti ter določiti, na kakšen način želi biti z informacijo seznanjen (želi npr. elektronski zapis, vpogled, fotokopijo ali prepis). V zahtevi pa prosilec ni dolžan navesti utemeljitve svoje zahteve, kar pomeni, da ni zavezan izkazovati pravnega ali kakršnega koli drugega interesa, niti ni dolžan navesti namena uporabe informacije, ki jo želi pridobiti.

V primeru, da prosilec vloži nepopolno zahtevo, mora organ prosilca pozvati, da jo v predvidenem roku dopolni. Če prosilec tega ne stori, organ zahtevo zavrže. Pri dopolnitvi zahteve zakon zagotavlja prosilcu ustrezno strokovno pomoč. Glede na to, da prosilec sam presodi, kateri izmed organov razpolaga z informacijo, ki jo on želi, se lahko seveda zgodi, da se zmoti in vloži zahtevo pri organu, ki te informacije nima in mu je zato ne more posredovati. ZDIJZ to situacijo uredi tako, da zaveže organ, ki zahtevo prejeme, pa zanjo ni pristojen, da odstopi zahtevo tistemu organu, ki z zahtevano informacijo razpolaga. O odstopu zahteve mora obvestiti prosilca.

Postopek z zahtevo vodi uradna oseba, ki jo določi organ, saj ZDIJZ obvezuje vse zavezance po tem zakonu, da imenujejo eno ali več uradnih oseb, ki bodo pristojne za posredovanje informacij javnega značaja. Poudariti velja, da uradna oseba postopek samo vodi in ne odloča o zahtevi. Zakon pravi, da odloča organ, kar konkretneje pomeni, da odloča predstojnik organa. Mogoče je, da predstojnik organa s pooblastilom prenese pristojnost odločati o zahtevi za dostop do informacije javnega značaja na uradno osebo iz 9. člena. Le v takem primeru lahko ta pooblaščena oseba postopek z zadevo vodi in na koncu o njej tudi odloči.

Če organ zahtevi za dostop do informacije javnega značaja ugodi, o tem ne izdaja posebne upravne odločbe, ampak napravi le uradni zaznamek. Če pa zahtevo deloma ali v celoti zavrne, o tem izda pisno odločbo, katere sestavni del je tudi obrazložitev izreka in pravni pouk. Tako se prosilcu omogoči, da proti odločitvi organa vloži pravno sredstvo. Zakon vzpostavlja domnevo, da se zahteva šteje za zavrnjeno, če organ ne omogoči prosilcu dostopa v predvidenem roku (20, izjemoma 30 dni) ali če ne izda ali ne vroči odločbe o zavrnitvi zahteve. Če organ prosilcu ugodi, mu mora nemudoma omogočiti dostop do želene informacije.

Če je želena informacija varovana po Zakonu o avtorski in sorodnih pravicah je mogoče izvesti dostop do informacije javnega značaja le tako, da se da prosilcu na vpogled. Prosilec lahko pri vpogledu tudi ugotovi, da mu ni bila posredovana prava informacija, to je tista, ki jo je navedel v zahtevi za dostop. V takem primeru lahko zahteva od organa, da mu omogoči seznanitev z informacijo, ki jo je navedel v zahtevi. O tem mora organ odločiti nemudoma, najkasneje pa v roku 3 dni.

Zoper odločbo, s katero je organ zahtevo zavrnil in zoper sklep, s katerim je organ zahtevo zavrgel, ima prosilec po ZDIJZ pravico do pritožbe. O pritožbi zoper navedena pravna akta odloča poseben organ, to je informacijski pooblaščenec. V primeru nezadovoljstva z odločitvijo pooblaščenca pa je mogoče sprožiti še upravni spor (postopek pred upravnim sodiščem).

Ustna zahteva

Prosilec se lahko v poslovnem času osebno zglasi pri uradni osebi za posredovanje informacije javnega značaja.Če zahtevate dostop do informacije ustno, v skladu z veljavno zakonodajo ne morete vložiti pritožbe na ustno negativno odločitev organa. Pravno varstvo je mogoče le na podlagi pisne zahteve.

Po telefonu

Zahtevo za posredovanje lahko podate tudi preko telefona. enako kot pri osebni ustni zahtevi tudi proti ustni negativni odločitvi organa preko telefona prosilec nima zagotovljenega pravnega varstva.

Elektronska zahteva brez varnega elektronskega podpisa

V kolikor prosilec zahtevo za dostop do informacije posreduje po elektronski pošti brez varnega elektronskega podpisa (Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu) organ njegovo vlogo obravnava kot neformalno zahtevo. V tem primeru je elektronska zahteva enaka ustni zahtevi. To pomeni, da v primeru zavrnitve dostopa do informacije pritožba zoper odločitev organa ni mogoča.